SOLUTIONS ADMINISTRATION ET BUREAUX

Les services généraux jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de toute organisation. Ils englobent l'ensemble des activités nécessaires pour garantir un environnement de travail efficace et sécurisé. Avec notre solution Administration et Bureaux, nous offrons une gestion globale de vos besoins en infrastructures, en logistique et en sécurité, avec pour objectif de maximiser la productivité de votre équipe tout en réduisant les coûts d'exploitation.

Nous proposons une gestion complète de votre parc informatique, un suivi rigoureux des documents juridiques et administratifs ainsi qu'un accompagnement complet pour toutes vos tâches administratives.

SAB1 - Gestion des services aux employés

 

En plus des aspects physiques et logistiques, nous prenons en charge l’organisation des services internes pour vos collaborateurs

  1. Gestion des fournitures de bureau
  2. Organisation des espaces de restauration
  3. Le service d'entretien
  4. La gestion des espaces de parking
  5. La coordination des aménagements d’espaces

Vous garantissez un soutien quotidien efficace pour vos employés en réduisant les tâches administratives internes. Une bonne gestion des services aux employés améliore le confort et le bien-être, augmentant ainsi la productivité et la satisfaction au travail. 

SAB2 - Gestion du parc informatique

 

Nous prenons en charge l’administration, la maintenance et l’optimisation de vos équipements informatiques, en collaboration directe avec notre prestataire partenaire ou avec vos prestataires techniques, pour garantir un fonctionnement optimal et sécurisé de vos systèmes. Cela inclut la gestion des licences et la supervision des contrats de maintenance. Notre objectif est de limiter les interruptions de service, de maximiser la sécurité des données et d’offrir un support technique de qualité à vos collaborateurs. En nous confiant la gestion de votre parc informatique, vous bénéficiez d’une gestion complète qui assure la continuité de votre activité.

SAB3 - Rédaction de documents règlementaires 

 

Ce service met en place des documents essentiels validés par juristes pour structurer les règles de vie au sein de l’entreprise. Nous pouvons vous mettre à disposition les documents suivants :

  1. Règlement intérieur (formalise les droits et devoirs des salariés),
  2. Accords d'entreprise (servent à adapter les règles générales du Code du travail aux spécificités d’une entreprise),
  3. Charte d'utilisation des ressources IT,
  4. Charte de protection des données,
  5. Charte éthique.

Les différentes chartes définissent des lignes directrices spécifiques à votre entreprise. Ces documents renforcent la clarté des attentes, améliorent la conformité juridique et participent à une culture d’entreprise transparente et bien organisée, tout en réduisant les risques de litiges.

SAB4 - Suivi de la signature des documents juridiques

 

Nous vous accompagnons dans le suivi et la mise en signature de vos contrats professionnels, de vos baux commerciaux et d’autres documents juridiques importants. De la préparation des dossiers à la gestion des signatures électroniques ou manuscrites, nous nous assurons que chaque étape est réalisée en temps et en heure, maintenant ainsi la conformité de votre entreprise et évitant les retards administratifs.

Tous vos documents contractuels sont gérés de manière fluide et en respectant les délais légaux, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos objectifs stratégiques.

SAB5- Coordination des fournisseurs externes

 

La coordination des fournisseurs externes est essentielle pour assurer la continuité des services généraux tels que les fournitures, le nettoyage et la maintenance technique. Nous nous chargeons de la prospection, de la négociation et de la gestion des relations avec les prestataires pour garantir des services de qualité. Chaque partenariat est régulièrement évalué pour s’assurer qu’il réponde aux standards de votre entreprise. Cela garantit que tous les services essentiels sont livrés dans les délais et selon les standards attendus.

SAB6 - Rédaction et mise à jour du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

 

Le DUERP est un document obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Il recense les risques professionnels auxquels vos employés peuvent être exposés et propose des mesures de prévention. Nous prenons en charge la rédaction complète de ce document en collaboration avec votre équipe et votre médecin du travail, en assurant la conformité avec les réglementations en vigueur et en proposant des solutions adaptées pour réduire les risques.

En externalisant cette tâche, vous respectez vos obligations légales tout en bénéficiant de recommandations expertes pour améliorer la sécurité au travail.

SAB7 - Gestion administrative de la Sécurité

 

Nous mettons en place des protocoles stricts, incluant la gestion des accès et la coordination avec des prestataires de sécurité externes. En fonction des spécificités de votre entreprise, nous personnalisons les mesures de sécurité pour garantir un environnement de travail sécurisé. Ce service comprend l’évaluation et la mise en œuvre de mesures de sécurité pour protéger vos locaux, employés et biens. Nous supervisons les prestataires de sécurité, gérons les accès et assurons la conformité aux normes en vigueur.

HER Solutions vous permet de protéger les actifs de l’entreprise, d’améliorer la sérénité des employés et de minimiser les risques d’intrusions ou d’incidents.

SAB8 - Gestion des locaux et de la maintenance

 

Ce service comprend la supervision et la coordination des prestataires responsables de la sécurité et des réparations techniques. Il garantit le respect des contrats et assure que les interventions soient effectuées dans les délais et selon les standards de qualité fixés. Ce service assure également la gestion proactive des nuisibles, en planifiant des interventions préventives et en coordonnant avec des prestataires spécialisés. Cette approche garantit des installations fonctionnelles, conformes aux normes, et un environnement de travail sain et agréable pour vos équipes. Une gestion proactive réduit les risques d’incidents et assure une continuité opérationnelle, améliorant ainsi le confort et l’efficacité de vos employés.

Une maintenance préventive et réactive réduit les interruptions et optimise l’efficacité opérationnelle. En garantissant un environnement de travail sain, sécurisé et fonctionnel, ce service améliore à la fois le confort des employés et leur productivité. 

SAB9 - Gestion de Déménagement

 

Nous mettons en place des protocoles stricts pour assurer une supervision efficace du déménagement, incluant la coordination avec des prestataires de déménagement externes. En fonction des spécificités de votre entreprise, nous personnalisons nos services pour garantir une transition fluide et sécurisée.

  1. Accompagnement personnalisé : Nous vous assistons à chaque étape du déménagement, de la planification à l’installation dans vos nouveaux locaux.
  2. Supervision continue : Nous supervisons les prestataires de déménagement pour assurer le respect des délais et des normes de sécurité.
  3. Gestion de la logistique : Nous coordonnons les différentes phases du déménagement pour minimiser les interruptions de votre activité.
  4. Protection des biens et des employés : Nous mettons en œuvre des mesures pour protéger vos biens et assurer la sécurité de vos employés durant tout le processus

HER Solutions vous permet de protéger les actifs de l’entreprise, d’améliorer votre sérénité et celle de vos employés en minimisant les risques de dommages ou de pertes durant le déménagement.

En choisissant notre solution d’Administration et Bureaux, vous optez pour une approche intégrée et professionnelle qui garantit le bon fonctionnement de vos espaces de travail à moindre coûts. Nous prenons en charge tous les aspects essentiels, de la maintenance des locaux à la gestion des équipements informatiques, en passant par la coordination des prestataires externes et la supervision des services internes.

Notre objectif est de créer un environnement de travail optimal, où vos collaborateurs peuvent se concentrer pleinement sur leurs missions sans se soucier des contraintes logistiques ou techniques. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos objectifs stratégiques, en ayant la certitude que vos infrastructures et vos collaborateurs sont entre de bonnes mains.

Faites confiance à notre savoir-faire pour transformer vos espaces de travail en un environnement fonctionnel, sécurisé et agréable, propice à l’épanouissement et à la performance de vos équipes. 

Ces services sont disponibles en formule ou à l’unité, de manière ponctuelle ou récurrente.

En raison des spécificités de notre solution, des déplacements sur site peuvent être requis. Ces déplacements seront pris en charge sans frais si la nécessité est déterminée par le prestataire. En revanche, si la demande de déplacement émane du client, des frais de déplacement seront appliqués. À noter que cette facturation s'applique uniquement aux formules Bronze, Silver et Gold. Les clients Platinum bénéficieront de déplacements gratuits. Pour plus de précisions, veuillez consulter notre page Tarifs.